Table des matières :
Qu'est-ce que le Centre de messages ?
Le Centre de messages (Message Hub) est le système de messagerie voyageurs de Touch Stay. Programmez des e-mails et/ou des SMS personnalisés pour vos voyageurs, avec un lien vers le guide Touch Stay correspondant. Dans le nouveau Hub, vous le trouverez sous Messagerie et chat (Messaging & Chat) dans la barre latérale de gauche.
Comment ça marche ?
Le processus se déroule en trois étapes simples :
Sélectionnez et personnalisez les modèles de message que vous voulez utiliser.
Programmez l'envoi des messages à chacun des destinataires choisis. Vous pouvez définir et ajuster la planification de chaque message individuellement.
Créez une invitation pour chaque personne à qui vous voulez envoyer des messages.
Comment créer des modèles de message ?
💡 Astuce : repérez les petites icônes d'aide (❓) à côté de chaque champ — survolez-les pour obtenir une explication rapide.
1. Sélectionner vos modèles
Accédez à Messagerie et chat → Modèles (Messaging & Chat → Templates) (ancien Hub : la page Centre de messages (Message Hub)).
Ajoutez des modèles de message avec les boutons Ajouter un modèle d'e-mail (Add e-mail template) ou Ajouter un modèle de SMS (Add SMS template).
Chaque bouton ouvre une liste de modèles suggérés au contenu prérempli que vous pouvez personnaliser. Vous pouvez :
sélectionner l'un des modèles suggérés, ou
choisir Message personnalisé (Custom Message) en bas de la liste pour partir de zéro.
Une fois votre choix fait, un formulaire à remplir s'affiche. Nous détaillons chaque section ci-dessous.
ℹ️ Remarque : si vous utilisiez la messagerie Touch Stay avant le lancement du Centre de messages le 11 mai 2022, vos modèles de message existants ont été copiés dans le Centre de messages. Vous pouvez continuer à les utiliser, les modifier ou les archiver et repartir de zéro. Si vous avez plusieurs guides, le système de modèles du Centre de messages peut vous aider à simplifier et regrouper vos modèles — consultez Passage des anciens messages aux modèles du Centre de messages.
2. Sélectionner le destinataire du message
Le Destinataire (Recipient) est la personne qui reçoit ce message. Dans la plupart des cas, vous choisirez le Voyageur principal (Primary Guest) comme destinataire. Le message est alors envoyé aux coordonnées que vous ajouterez plus tard à l'invitation.
Vous pouvez aussi définir un Destinataire fixe (Fixed Recipient) pour envoyer le message à :
vous-même
un membre de votre équipe
tout prestataire tiers qui fournit des services à vos voyageurs
3. Choisir la planification des messages
La Planification (Schedule) détermine quand un message est envoyé :
Immédiat (Immediate) — le message est envoyé dès que l'invitation est créée.
Heure programmée (Scheduled Time) — le message est envoyé un certain nombre de jours ou de semaines avant ou après la Date d'arrivée (Arrival Date), la Date de départ (Departure Date) ou la Date de création de l'invitation (Invitation Creation Date), par exemple 2 jours avant la date d'arrivée.
Vous pouvez aussi choisir l'heure de la journée à laquelle le message est envoyé.
4. Ajuster les critères d'envoi
Les Critères d'envoi (Send Criteria) déterminent quelles invitations reçoivent ce message, ce qui vous permet de créer des messages différents selon les guides, les événements ou les personnes.
Toujours envoyer (Always Send) — le message est utilisé pour toutes vos invitations. C'est ce qu'il vous faut dans la plupart des cas.
Critères remplis (Criteria Met) — le message n'est utilisé que pour les invitations qui correspondent aux conditions que vous définissez (une option avancée).
À la demande (On Demand) — le modèle n'est pas ajouté automatiquement aux invitations. Vous pouvez l'ajouter manuellement à n'importe quelle invitation quand vous en avez besoin ; il est donc utile pour les messages occasionnels.
⚙️ Options avancées (Advanced options) : pour une explication détaillée de toutes les options de critères, consultez Comprendre les critères des modèles de message.
5. Appliquer le modèle à
Lorsque vous modifiez un modèle, vous pouvez choisir à quelles invitations il s'applique :
Nouvelles uniquement (New only) — applique le modèle uniquement aux invitations créées après la modification.
Nouvelles et actuelles (New & current) — applique le modèle à toutes les invitations dont la date de départ est à venir.
6. Personnaliser le contenu du message
La dernière partie du modèle est le contenu du message. Pour les modèles d'e-mail, elle comprend :
Nom de l'expéditeur (Email from name) — le nom que vos voyageurs voient comme expéditeur
Objet de l'e-mail (Email message subject) — l'objet de l'e-mail
Corps du message e-mail (Email message body) — le contenu principal de votre e-mail, modifié avec l'éditeur de texte enrichi
Si vous souhaitez que les réponses des voyageurs aillent à une autre adresse e-mail que celle liée à votre guide, consultez Comment définir l'adresse e-mail de réponse dans les modèles du Centre de messages.
💡 Astuce SMS : les SMS sont limités à 320 caractères. Si votre message contient un emoji ou un caractère spécial hors du jeu de caractères SMS standard, la limite tombe à 140 caractères, et certains emoji comptent pour deux caractères. Gardez vos SMS courts et clairs pour que vos voyageurs puissent les lire d'un coup d'œil.
Enrichir vos messages avec des codes de champ et des liens directs
1. Codes de champ
Chaque message peut contenir des codes de champ (field codes) qui personnalisent automatiquement le contenu en fonction des informations du voyageur ou du guide. Des éléments comme le lien vers votre guide, le nom du voyageur ou les dates de séjour se mettent à jour automatiquement : vous n'avez donc pas à les modifier à chaque envoi.
Concrètement, les codes de champ ressemblent à ceci :
Il s'agit simplement d'un code court entre doubles accolades. Lors de l'envoi du message, le code est remplacé par les données correspondantes. Par exemple, si vous ajoutez {{guest_first_name}} à votre message, il est remplacé par le vrai prénom du voyageur issu de l'invitation.
Pour ajouter des codes de champ, utilisez le bouton Insérer un code de champ (Insert Field code) à côté de la zone de texte concernée, ou l'option code de champ (Field code) dans la barre d'outils du corps du message. Pour une explication complète, consultez Tout savoir sur les codes de champ.
⚠️ Vous avez copié un code précédé d'un # ? Les anciennes versions de cet article montraient les exemples avec des caractères # devant le code. Le # ne fait pas partie du code et n'est jamais remplacé : vos voyageurs le voient donc comme du texte brut (par exemple « #Sarah »). Modifiez votre modèle, supprimez les caractères # et gardez uniquement le code entre accolades.
💡 Astuce : n'oubliez pas d'inclure le code de champ {{invitation_link}} (ou un lien direct, voir ci-dessous) si vous voulez que le message contienne un lien vers votre guide. Tous nos modèles préremplis, ainsi que ceux copiés depuis l'ancien système de messagerie, l'incluent déjà. Si vous modifiez ces modèles ou créez les vôtres, assurez-vous que le code de champ {{invitation_link}} ou un lien direct y figure.
2. Liens directs
Les liens directs (Deep links) de vos modèles de message envoient les voyageurs directement vers une catégorie, une sous-catégorie ou un sujet précis de votre guide. Dans les modèles d'e-mail, utilisez le bouton Lien interne (Internal link) de la barre d'outils du corps du message (Lien direct dans l'ancien Hub) ; dans les modèles de SMS, utilisez l'option Liens directs.
⚠️ Important : ne collez pas de liens issus de l'option Obtenir un lien direct / QR code (Get deep link / QR code) dans le contenu de votre guide (ancien Hub : Liens et QR (Links & QR) dans le Centre de contenus). Ce sont des liens de partage rapide (Quick Share) qui ne doivent pas être utilisés pour les invitations.
Pour en savoir plus, consultez Comment ajouter des liens directs aux modèles du Centre de messages.
Comment créer des invitations ?
Accédez à Messagerie et chat → Invitations et cliquez sur Inviter des voyageurs (Invite guests). Vous pouvez aussi cliquer sur Inviter des voyageurs dans un guide et choisir Inviter (Invite) — ce guide est alors présélectionné. Remplissez le formulaire avec :
les coordonnées de la personne que vous voulez inviter
ses dates d'accès et son délai
les éventuels champs personnalisés
Vous voyez ensuite la planification des messages pour cette personne, d'après les modèles dont les critères correspondent. Pour des instructions pas à pas, consultez Comment créer une invitation pour vos voyageurs.
Dans l'ancien Hub, utilisez le bouton Inviter des voyageurs de l'onglet Invitations de la page Centre de messages, ou de l'onglet Inviter et partager (Invite & Share) d'un guide.
Cliquez sur le menu (⋯) à côté d'une invitation pour :
Voir ou modifier les détails de l'invitation
Copier le lien de cette invitation si vous devez le partager manuellement
Supprimer l'invitation — une fois supprimée, le lien ne fonctionne plus pour ce voyageur
Modifier la planification des messages
Sur l'écran de planification, chaque message a un menu (⋯). Les messages qui n'ont pas encore été envoyés peuvent être modifiés ou supprimés ; les messages envoyés peuvent être consultés ou renvoyés.
Vous pouvez aussi revenir modifier les détails de l'invitation, ou ajouter de nouveaux e-mails ou SMS pour cette personne à l'aide des options en bas de l'écran.
Envoyer votre invitation
Une fois que les détails de l'invitation et les messages vous conviennent, cliquez sur Planifier les messages (Schedule messages), ou sur Terminer (Finish) s'il n'y a rien à planifier. Le Centre de messages envoie ensuite chaque message automatiquement au jour et à l'heure choisis.
Pour vérifier à tout moment le statut de chaque message, cliquez sur le menu (⋯) de l'invitation et choisissez Voir ou modifier (View/Edit).
ℹ️ Remarque : l'offre Gratuite limite le nombre d'e-mails programmés que vous pouvez envoyer à chaque cycle de facturation (les offres plus anciennes peuvent différer ; votre page Facturation indique les limites qui vous concernent). Une fois que votre compte a envoyé 150 % de cette limite, les e-mails programmés suivants ne sont plus envoyés jusqu'à la fin du cycle. Leur statut s'affiche sous forme de tiret (—) dans la planification des messages, et Touch Stay n'essaiera pas de les envoyer plus tard. Consultez Tout savoir sur les statuts des messages.
Gérer le tableau des invitations
Dans le tableau des invitations (Messagerie et chat → Invitations), le menu (⋯) de chaque invitation propose aussi :
Copier le lien direct (Copy Deep Link) — choisissez une catégorie, une sous-catégorie ou un sujet, puis cliquez sur Copier le lien (Copy link). Le lien de l'invitation est copié avec cette section ajoutée.
Créer un nouveau SMS (Create new SMS) — ouvre un nouveau message à ce voyageur dans Conversations. Cette option ne s'affiche que si la messagerie bidirectionnelle est active sur votre compte et que l'invitation comporte un numéro de téléphone.
Le menu (⋯) en haut à droite du tableau, qui n'est pas affiché aux utilisateurs ayant le rôle Lecteur (Viewer), propose :
Tout supprimer (Delete All) — supprime toutes les invitations de votre compte, pas seulement celles actuellement affichées. Une confirmation vous est d'abord demandée.
Supprimer toutes les terminées (Delete All Ended) — supprime les invitations dont la date de départ est passée et qui n'ont plus de messages à envoyer. Les invitations pour lesquelles Autoriser l'accès après la date de départ (Allow access after departure date) est activé sont conservées. Une confirmation vous est d'abord demandée.
Choisir les colonnes (Choose Columns) — cochez les colonnes que vous voulez afficher dans le tableau (jusqu'à 9), puis cliquez sur Enregistrer (Save).
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