Table des matières :
Qu'est-ce que le Centre de messages ?
Le Centre de messages (Message Hub) est le système de messagerie de Touch Stay destiné aux voyageurs. Programmez des e-mails et/ou des SMS personnalisés pour vos voyageurs, avec un lien vers le guide Touch Stay concerné. Dans le nouveau Hub, vous le trouverez sous Messagerie et chat (Messaging & Chat), dans la barre latérale gauche.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Il y a trois étapes simples :
Sélectionnez et personnalisez les modèles de messages que vous souhaitez utiliser.
Planifiez les messages à envoyer à chacun des destinataires choisis. Vous pouvez définir et ajuster la planification de chaque message.
Créez une invitation pour chaque personne à qui vous souhaitez envoyer des messages.
Comment créer des modèles de messages ?
💡 Astuce : repérez les petites icônes d'aide (❓) à côté de chaque champ et survolez-les pour obtenir une explication rapide.
1. Sélectionnez vos modèles
Allez dans Messagerie et chat → Modèles (Messaging & Chat → Templates). Dans l'ancien Hub, il s'agit de la page Centre de messages.
Ajoutez des modèles de messages avec les boutons Ajouter un modèle d'e-mail (Add e-mail template) ou Ajouter un modèle de SMS (Add SMS template).
Chaque bouton ouvre une liste de modèles suggérés au contenu prérempli que vous pouvez personnaliser. Vous pouvez :
Sélectionner l'un des modèles suggérés, ou
Choisir Message personnalisé (Custom Message) en bas de la liste pour partir de zéro.
Une fois votre choix fait, un formulaire s'affiche pour que vous le remplissiez. Nous détaillons chaque section ci-dessous.
ℹ️ Remarque : si vous utilisiez la messagerie Touch Stay avant le lancement du Centre de messages le 11 mai 2022, vos modèles de messages existants ont été copiés dans le Centre de messages. Vous pouvez continuer à les utiliser, les modifier, ou les archiver et repartir de zéro. Si vous avez plusieurs guides, le système de modèles du Centre de messages peut vous aider à simplifier et regrouper vos modèles : consultez Passer des anciens messages aux modèles du Centre de messages.
2. Sélectionnez le destinataire du message
Le Destinataire (Recipient) est la personne qui reçoit ce message. Dans la plupart des cas, le destinataire sera le Voyageur principal (Primary Guest). Le message est alors envoyé aux coordonnées que vous ajouterez ensuite à l'invitation (en anglais).
Vous pouvez aussi définir un Destinataire fixe (Fixed Recipient) pour envoyer le message à :
Vous-même
Un membre de votre équipe
Tout prestataire qui fournit des services à vos voyageurs
3. Choisissez la planification du message
La Planification (Schedule) détermine quand un message est envoyé :
Immédiat (Immediate) — le message est envoyé dès que l'invitation est créée.
Heure programmée (Scheduled Time) — le message est envoyé un certain nombre de jours ou de semaines avant ou après la Date d'arrivée (Arrival Date), la Date de départ (Departure Date) ou la Date de création de l'invitation (Invitation Creation Date), par exemple 2 jours avant la date d'arrivée.
Vous pouvez aussi choisir l'heure à laquelle le message est envoyé.
4. Ajustez les critères d'envoi
Les Critères d’envoi (Send criteria) déterminent quelles invitations reçoivent ce message : vous pouvez ainsi créer des messages différents selon les guides, les événements ou les personnes.
Toujours envoyer (Always Send) — le message est utilisé pour toutes vos invitations. C'est le choix qui convient dans la plupart des cas.
Critères remplis (Criteria Met) — le message n'est utilisé que pour les invitations qui remplissent les conditions que vous définissez (option avancée).
À la demande (On Demand) — le modèle n'est pas ajouté automatiquement aux invitations. Vous pouvez l'ajouter manuellement à n'importe quelle invitation au besoin : c'est utile pour les messages occasionnels.
⚙️ Options avancées : pour une explication détaillée de toutes les options de critères, consultez Les critères des modèles de message expliqués.
5. Appliquer le modèle à
Lorsque vous modifiez un modèle, vous pouvez choisir sous Appliquer le modèle à (Apply template to) les invitations concernées :
Nouvelles uniquement (New only) — applique le modèle uniquement aux invitations créées après la modification.
Nouvelles et actuelles (New & current) — applique le modèle à toutes les invitations dont la date de départ est à venir.
6. Personnalisez le contenu du message
La dernière partie du modèle est le contenu du message. Pour les modèles d'e-mail, elle comprend :
Nom de l’expéditeur (Email from name) — le nom que vos voyageurs voient comme expéditeur
Objet de l’e-mail (Email message subject) — la ligne d'objet de l'e-mail
Corps du message e-mail (Email message body) — le contenu principal de votre e-mail, modifié avec l'éditeur de texte enrichi
Si vous souhaitez que les réponses des voyageurs arrivent à une adresse e-mail différente de celle liée à votre guide, consultez Comment définir l'adresse e-mail de réponse sur les modèles de messages du Centre de messages.
💡 Astuce SMS : les SMS sont limités à 320 caractères. Si votre message contient un emoji ou un caractère spécial hors du jeu de caractères SMS standard, la limite passe à 140 caractères, et certains emojis comptent pour deux caractères. Rédigez des SMS courts et clairs pour que les voyageurs puissent les lire d'un coup d'œil.
Enrichissez vos messages avec des codes de champ et des liens directs
1. Codes de champ
Chaque message peut inclure des codes de champ qui personnalisent automatiquement le contenu selon les informations du voyageur ou du guide. Des informations comme le lien vers votre guide, le nom du voyageur ou les dates du séjour se mettent à jour automatiquement : vous n'avez pas besoin de les modifier à chaque envoi.
En pratique, les codes de champ ressemblent à ceci :
Il s'agit simplement d'un code court entre doubles accolades. Lors de l'envoi du message, le code est remplacé par les données correspondantes. Par exemple, si vous ajoutez {{guest_first_name}} à votre message, il est remplacé par le prénom réel du voyageur indiqué dans l'invitation.
Pour ajouter des codes de champ, utilisez le bouton Insérer un code de champ (Insert Field code) à côté de la zone de texte concernée, ou l'option code de champ (Field code) de la barre d'outils du corps du message. Pour une explication complète, consultez Les codes de champ expliqués.
⚠️ Vous avez copié un code précédé d'un # ? Les anciennes versions de cet article montraient les exemples avec un caractère # devant le code. Le # ne fait pas partie du code et n'est jamais remplacé : vos voyageurs le voient donc comme du texte brut (par exemple « #Sarah »). Modifiez votre modèle, supprimez les caractères # et ne gardez que le code entre accolades.
💡 Astuce : n'oubliez pas d'inclure le code de champ {{invitation_link}} (ou un lien direct, voir ci-dessous) si vous voulez que le message contienne un lien vers votre guide. Tous nos modèles préremplis, ainsi que ceux copiés depuis l'ancien système de messagerie, l'incluent déjà. Si vous modifiez ces modèles ou créez les vôtres, vérifiez que le code de champ {{invitation_link}} ou un lien direct y figure.
2. Liens directs
Les liens directs de vos modèles de messages envoient les voyageurs directement vers une catégorie, une sous-catégorie ou un sujet précis de votre guide. Dans les modèles d'e-mail, utilisez le bouton Lien interne (Internal link) de la barre d'outils du corps du message (Lien direct [Deep link] dans l'ancien Hub) ; dans les modèles de SMS, utilisez l'option Liens directs (Deep Links).
⚠️ Important : ne collez pas de liens provenant de l'option Obtenir un lien direct / QR code (Get deep link / QR code) du contenu de votre guide (dans l'ancien Hub : Liens et QR [Links & QR] dans le Centre de contenus). Ce sont des liens de Partage rapide (Quick share), qui ne doivent pas être utilisés pour les invitations.
Pour en savoir plus, consultez Comment ajouter des liens directs aux modèles du Centre de messages.
Comment créer des invitations ?
Allez dans Messagerie et chat → Invitations (Messaging & Chat → Invitations) et cliquez sur Inviter des voyageurs (Invite guests). Vous pouvez aussi cliquer sur Inviter des voyageurs dans un guide et choisir Inviter (Invite) : ce guide est alors présélectionné. Remplissez le formulaire avec :
les coordonnées de la personne à inviter
ses dates d'accès et le délai (Lead time)
les éventuels champs personnalisés
Vous verrez ensuite la planification des messages pour cette personne, d'après les modèles dont les critères correspondent. Pour les instructions détaillées, consultez Comment créer une invitation pour un voyageur.
Dans l'ancien Hub, utilisez le bouton Inviter des voyageurs de l'onglet Invitations de la page Centre de messages, ou de l'onglet Inviter et partager (Invite & Share) d'un guide.
Cliquez sur le menu (⋯) à côté d'une invitation pour :
Voir ou modifier (View/Edit) les détails de l'invitation
Copier le lien de cette invitation si vous devez le partager manuellement
Supprimer l'invitation — une fois supprimée, le lien ne fonctionne plus pour ce voyageur
Modifier la planification des messages
Sur l'écran de planification, chaque message dispose d'un menu (⋯). Les messages pas encore envoyés peuvent être modifiés ou supprimés ; les messages envoyés peuvent être consultés ou renvoyés.
Vous pouvez aussi revenir en arrière pour modifier les détails de l'invitation, ou ajouter de nouveaux e-mails ou SMS pour cette personne grâce aux options en bas de l'écran.
Envoyer votre invitation
Une fois que vous avez vérifié que les détails de l'invitation et les messages sont corrects, cliquez sur Planifier les messages (Schedule messages), ou sur Terminer (Finish) s'il n'y a rien à planifier. Le Centre de messages envoie ensuite chaque message automatiquement au jour et à l'heure choisis.
Pour vérifier le statut de chaque message à tout moment, cliquez sur le menu (⋯) de l'invitation et choisissez Voir ou modifier.
Gérer le tableau des invitations
Dans le tableau des invitations (Messagerie et chat → Invitations), le menu (⋯) de chaque invitation propose aussi :
Copier le lien direct (Copy Deep Link) — choisissez une catégorie, une sous-catégorie ou un sujet, puis cliquez sur Copier le lien (Copy link). Le lien d'invitation est copié avec cette section ajoutée.
Créer un nouveau SMS (Create new SMS) — ouvre un nouveau message pour ce voyageur dans Conversations. Cette option n'apparaît que si la messagerie bidirectionnelle est active sur votre compte et que l'invitation comporte un numéro de téléphone.
Le menu (⋯) en haut à droite du tableau (non visible pour les utilisateurs ayant le rôle Lecteur [Viewer]) propose :
Tout supprimer (Delete All) — supprime toutes les invitations de votre compte, pas seulement celles affichées. Une confirmation vous est d'abord demandée.
Supprimer toutes les terminées (Delete All Ended) — supprime les invitations dont la date de départ est passée et qui n'ont plus de messages à envoyer. Les invitations pour lesquelles Autoriser l'accès après la date de départ (Allow access after departure date) est activé sont conservées. Une confirmation vous est d'abord demandée.
Choisir les colonnes (Choose Columns) — cochez les colonnes à afficher dans le tableau (jusqu'à 9), puis cliquez sur Enregistrer (Save).
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