Connectez vos comptes Touch Stay et Host Tools pour importer les données des annonces et des réservations Host Tools dans vos guides et partager plus facilement vos guides avec vos voyageurs.
Table des matières :
Étape 1. Connectez vos comptes Touch Stay et Host Tools
Pour commencer, vous aurez besoin de votre jeton d'accès (Access Token) Host Tools. Connectez-vous à votre compte Host Tools, cliquez sur API & Integrations (API et intégrations), puis copiez l'Access Token.
Revenez ensuite sur Touch Stay, allez dans Intégrations (Integrations) dans la barre latérale gauche, ouvrez l'onglet Partenaires (Partners) et cliquez sur Connecter (Connect) sous le logo Host Tools. Collez votre jeton dans le champ Jeton d'accès Host Tools (Host Tools access token) et cliquez sur Enregistrer (Save).
Étape 2. Associez les annonces Host Tools
Vous pouvez maintenant associer vos guides Touch Stay existants à vos annonces Host Tools. Allez dans l'onglet Associer (Match) de la page Intégrations et utilisez les listes déroulantes pour associer la bonne annonce Host Tools à chaque guide Touch Stay, puis cliquez sur Associer la sélection (Match Selected).
Étape 3. Importez les annonces Host Tools
S'il vous reste des logements Host Tools non associés, allez dans l'onglet Importer (Import). Cochez les logements que vous voulez importer et cliquez sur Importer la sélection (Import Selected).
Chaque annonce importée crée un nouveau guide Touch Stay et le remplit avec les informations suivantes de Host Tools :
Nom de l'annonce (Listing Name)
Adresse de l'annonce (Listing Address)
Emplacement de l'annonce (Listing Location)
Étape 4. Finalisez la création des guides (pour les nouveaux clients Touch Stay uniquement)
C'est le moment de vérifier le contenu de vos guides pour vous assurer qu'ils sont prêts à être partagés avec vos voyageurs, avant de finaliser l'intégration et de synchroniser vos réservations Host Tools.
Si vous découvrez Touch Stay, consultez L'essentiel du guide pour des conseils sur la façon la plus rapide de créer le contenu de votre guide. Si vous avez plus de 20 logements, contactez-nous à [email protected] pour en savoir plus sur notre service d'accompagnement à la prise en main.
Étape 5. Paramètres de personnalisation
Vous pouvez faire correspondre des champs de données des annonces et des réservations Host Tools à des champs personnalisés Touch Stay. Vous pouvez ensuite les insérer dans les guides et les messages aux voyageurs pour les personnaliser pour chaque réservation.
Un article distinct explique comment faire correspondre et synchroniser les données des annonces (comme Listing Check-In Time, Listing Check-Out Time et House Rules) pour personnaliser davantage chaque guide.
Les données de réservation Host Tools suivantes sont importées automatiquement avec chaque réservation :
Prénom du voyageur
Nom du voyageur
Date d'arrivée
Date de départ
Numéro de téléphone du voyageur*
Adresse e-mail du voyageur*
*Certaines OTA et certains sites de réservation ne fournissent pas toujours l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du voyageur : la disponibilité de ces deux données dépend donc de la plateforme utilisée par le voyageur pour réserver.
Les champs de données de réservation Host Tools suivants sont également disponibles via l'intégration. Ils sont facultatifs et peuvent être associés manuellement à un champ personnalisé Touch Stay :
Confirmation Code (code de confirmation ; il peut être sélectionné, mais sa valeur n'est pas encore renseignée par la synchronisation : nous vous déconseillons donc de vous y fier)
Lock Code (code de la serrure)
Reservation Notes (notes de réservation)
Pour relier l'un de ces champs, allez dans l'onglet Mapper les données (Map data) de la page Intégrations et cliquez sur Ajouter une correspondance (Add new mapping).
Vous pouvez alors sélectionner le champ de données Host Tools à relier. Choisissez un champ personnalisé existant ou créez-en un nouveau en lui donnant un nom et, si vous le souhaitez, une valeur de remplacement. Les valeurs de remplacement sont utilisées lorsque des données manquent au moment où le code de champ est utilisé. Consultez Les codes de champ expliqués pour en savoir plus sur les codes de champ.
Une fois les champs personnalisés créés, les données pertinentes de toutes les futures réservations synchronisées depuis Host Tools seront automatiquement renseignées pour la réservation (fiche d'invitation) et pourront être utilisées dans les modèles de message du Centre de messages (Message Hub) et dans le contenu du guide.
Étape 6. Synchronisez les réservations
Synchronisez les réservations Host Tools avec votre compte Touch Stay et finalisez l'intégration.
Allez dans l'onglet Synchroniser les réservations (Sync Reservations) de la page Intégrations (dans l'ancien Hub : Sync reservations).
Choisissez d'importer toutes vos réservations existantes ou uniquement les nouvelles :
Si vous débutez avec Touch Stay et n'utilisez pas l'outil de messagerie du Centre de messages, choisissez Tous reservations (All reservations).
Si vous utilisez déjà l'outil de messagerie du Centre de messages, choisissez Nouvelles reservations uniquement (New reservations only) pour éviter que des messages en double du Centre de messages soient envoyés aux réservations existantes.
Sélectionnez les guides à synchroniser à l'aide des cases à cocher — Tout sélectionner (Select all) se trouve en haut, à côté de Synchroniser la sélection (Sync Selected) — et cliquez sur Synchroniser la sélection.
Si vous avez sélectionné « Tous reservations », toutes les réservations existantes de Host Tools sont alors importées et le lien unique du guide de chacune est renvoyé vers Host Tools.
Étape 7. Partagez les liens des guides via Host Tools
Une fois la synchronisation activée, des invitations sont créées dans Touch Stay pour toutes les réservations concernées et un lien unique est renvoyé vers Host Tools dans un champ de données appelé Guidebook URL (URL du guide). Vous pourrez voir ce lien sur la fiche de chaque réservation dans Host Tools.
Vous pouvez ajouter ce champ de données (appelé « Tag » dans Host Tools) à un message automatique Host Tools, nouveau ou existant, pour que chaque voyageur puisse accéder à un guide personnalisé avec les détails de sa réservation.
À propos du moment d'envoi des messages Host Tools : il y a un léger délai entre l'arrivée de la réservation dans Host Tools et le renvoi du lien par Touch Stay, le temps que nos systèmes respectifs traitent la réservation, génèrent le lien et le renvoient. Nous vous recommandons donc de NE PAS ajouter le tag Guidebook URL aux messages Host Tools envoyés dès réception de la réservation. Ajoutez plutôt un message environ 1 heure plus tard, ou le lendemain, consacré à présenter aux voyageurs tout ce qu'ils trouveront dans votre guide.
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