Les niveaux d'accès déterminent à quel moment les informations deviennent visibles pour certains utilisateurs du guide. Vous n'avez besoin de cette fonctionnalité que si vous souhaitez masquer certaines sections de votre guide à vos utilisateurs ou voyageurs jusqu'à peu de temps avant le début de leur séjour, ou après leur départ.
(Remarque : cela ne concerne que les liens d'invitation (en anglais). Si vous utilisez le lien de partage rapide (Quick Share link), le niveau d'accès des sujets n'a aucune importance, car la personne a accès à tout, à tout moment. Et même avec des invitations, vous pouvez rendre le lien permanent et sans restriction, ou choisir « Illimité » (Unlimited) comme délai (Lead time) : dans les deux cas, le niveau d'accès des sujets n'a pas non plus d'importance.)
Table des matières :
Dans le nouveau Hub
Dans le nouveau Hub, chaque sujet a un Niveau d'accès (Access level) avec deux options :
Toujours visible (Always visible), l'équivalent de l'Accès illimité (Unlimited Access) de l'ancien Hub : les voyageurs peuvent voir le sujet dès que vous avez envoyé l'invitation. C'est l'option par défaut.
Visible uniquement pendant le séjour (Visible only during the stay), l'équivalent de l'Accès limité (Limited Access) de l'ancien Hub : les voyageurs ne voient le sujet que pendant les dates de leur séjour, plus le délai éventuellement défini.
Pour modifier le niveau d'accès d'un sujet :
Ouvrez le sujet depuis l'onglet Contenu du guide (Guidebook Content) de votre guide ou depuis Bibliothèque du compte (Account library) → Centre de contenus (Content Hub).
Allez dans l'onglet Visibilité (Visibility) et choisissez une option sous Niveau d'accès.
Cliquez sur Enregistrer les modifications (Save Changes).
💡 Dans le nouveau Hub, le niveau d'accès se définit sur chaque sujet. Les catégories et sous-catégories n'ont pas de réglage propre, et il n'existe pas de vue en liste filtrée : ouvrez donc chaque sujet pour le vérifier.
L'adresse de votre logement : l'adresse et la carte ont leur propre réglage. Avec Guidebook 2.0, allez dans Informations sur le logement (Property info) → Paramètres d'adresse (Address settings) et choisissez sous Niveau d'accès à l'adresse (Address access level) : Toujours visible, Visible uniquement pendant le séjour ou Toujours masquée (Always hidden). Avec le Design classique (Legacy design) du guide, allez dans Informations sur le logement → Lieu & Adresse (Location & Address) et utilisez plutôt Visibilité de la carte et de l'adresse (Map and address visibility) ; ce réglage propose les trois mêmes options.
Dans l'ancien Hub : accès limité et accès illimité
Accès limité
Toutes les informations du Centre de contenus marquées d'un cadenas fermé sont en Accès limité : vos voyageurs ne pourront les voir que pendant les dates de leur séjour, plus le délai éventuellement défini. De plus, si vous choisissez « Autoriser l'accès après la date de départ » (Allow access after departure date) lors de la création des invitations, les sujets en Accès limité seront masqués après la date de départ.
Accès illimité
Toutes les informations du Centre de contenus marquées d'un cadenas ouvert sont en Accès illimité : vos voyageurs pourront les voir dès que vous aurez envoyé l'invitation.
Comment utiliser les niveaux d'accès dans l'ancien Hub
Par défaut, toutes les informations sont en Accès illimité. Vous pouvez toutefois modifier ce réglage dans le Centre de contenus en cliquant sur l'icône de cadenas de chaque sujet pour changer son statut. Vous pouvez aussi modifier rapidement des catégories ou sous-catégories entières grâce à l'option du menu à 3 points.
Par exemple, si vous voulez masquer « Instructions d'accès » (Access Instructions) jusqu'à ce que le délai s'applique, tout en permettant à vos voyageurs de consulter immédiatement le reste du guide, passez « Instructions d'accès » en Accès limité et laissez le reste du contenu en Accès illimité.
Pour vérifier facilement que chaque sujet a le bon niveau d'accès, utilisez le filtre en haut à droite du Centre de contenus. Consultez Comment vérifier le niveau d'accès des sujets.
Comment les utilisateurs du guide savent quand le sujet masqué est visible
Passer un sujet en accès limité, c'est très pratique, mais comment le voyageur saura-t-il qu'il est visible dans le guide ?
Le plus efficace est de créer un modèle dans le Centre de messages (Message Hub) pour prévenir automatiquement le voyageur, au bon moment, que le nouveau sujet ou la nouvelle information est disponible. Le « bon moment » correspond au délai que vous avez défini. Par exemple, si vous avez défini un délai de 2 jours avant l'arrivée, c'est le bon moment pour programmer votre alerte dans le Centre de messages. L'alerte peut être un e-mail ou un SMS (vous pouvez même envoyer les deux !).
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