Connectez Touch Stay à Hostaway pour importer automatiquement vos logements, synchroniser vos réservations, personnaliser vos guides avec les données de logement et de réservation Hostaway, et envoyer automatiquement à vos voyageurs des liens personnalisés vers votre guide.
Cet article explique pas à pas comment configurer l'intégration.
Table des matières :
Étape 1. Obtenir vos identifiants API Hostaway
Pour connecter Hostaway à Touch Stay, vous devez d'abord générer une clé API dans votre compte Hostaway :
Connectez-vous à votre compte Hostaway.
Allez dans Settings → Hostaway API.
Cliquez sur Create.
Saisissez un nom pour la clé API (par exemple, Touch Stay).
Cliquez à nouveau sur Create.
Copiez votre Account ID et votre API Key.
⚠️ Hostaway n'affiche la clé qu'une seule fois : pensez à l'enregistrer avant de fermer la fenêtre !
Pour en savoir plus sur les clés API Hostaway, consultez cet article de Hostaway (en anglais).
Étape 2. Connecter Hostaway à Touch Stay
Une fois votre Account ID et votre API Key copiés depuis Hostaway, revenez sur Touch Stay pour finaliser la connexion.
Dans Touch Stay, allez dans Intégrations (Integrations)
Trouvez Hostaway et cliquez sur Connecter (Connect).
Collez votre ID de compte Hostaway (Hostaway Account ID) et votre Clé API (API Key) dans les champs correspondants.
Cliquez sur Enregistrer (Save).
Étape 3. Associer les logements Hostaway
Si vous avez déjà des guides dans Touch Stay, vous allez maintenant les associer aux logements correspondants dans Hostaway.
Allez dans Intégrations
Cliquez sur l'onglet Associer (Match).
Utilisez le menu déroulant à côté de chaque guide Touch Stay pour sélectionner le logement Hostaway correspondant.
Cliquez sur Associer la sélection (Match Selected).
Prenez un moment pour vérifier vos associations avant de continuer. Vous vous assurez ainsi que les informations de chaque logement et ses réservations sont synchronisées avec le bon guide.
Vous n'avez aucun guide à associer ?
Aucun problème. Si vous créez de nouveaux guides à partir de vos logements Hostaway, ignorez cette étape et passez à l'onglet Importer (Import).
Étape 4. Importer les logements Hostaway
Si certains de vos logements Hostaway ne sont associés à aucun guide Touch Stay existant, vous pouvez les importer en tant que nouveaux guides.
Allez dans Intégrations
Cliquez sur l'onglet Importer.
Sélectionnez les logements Hostaway à importer.
Cliquez sur Importer la sélection (Import Selected).
💡 Bon à savoir
Seuls les logements Hostaway non associés apparaissent dans l'onglet Importer.
Une fois l'import terminé, un nouveau guide Touch Stay est créé pour chaque logement sélectionné et apparaît sur votre page Guides.
Touch Stay importe automatiquement :
Le nom du logement
L'adresse du logement
La photo de couverture (si la taille de l'image respecte nos exigences)
Si aucune photo de couverture adaptée n'est disponible, vous pourrez facilement en ajouter une plus tard.Consultez Comment définir la photo de couverture pour les instructions détaillées.
Vous démarrez ainsi plus rapidement, avec les informations de base du logement déjà ajoutées à votre guide.
Étape 5. Finaliser la création des guides (nouveaux clients Touch Stay uniquement)
Avant d'activer la synchronisation, prenez le temps de relire vos guides et de vérifier que tout est prêt à être partagé avec vos voyageurs. Vérifiez notamment :
Le contenu du guide
Les informations sur le logement
Les instructions d'arrivée
Les coordonnées de contact
Les images et l'identité visuelle
💡 Vous découvrez Touch Stay ?
Regardez notre vidéo de démarrage rapide : vous y trouverez des conseils utiles pour créer votre livret d'accueil numérique le plus rapidement possible.
Étape 6. Paramètres de personnalisation
Une fois l'intégration connectée, Hostaway envoie automatiquement les données de réservation à Touch Stay, sans configuration supplémentaire. Vous pouvez ainsi personnaliser vos guides et vos messages aux voyageurs avec des informations comme :
Le nom des voyageurs
Les dates d'arrivée et de départ
Les heures d'arrivée et de départ
Champs associés automatiquement
Les champs suivants sont prêts à l'emploi immédiatement :
Champ | Type de correspondance | Type de données |
{{guest_first_name}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Texte |
{{guest_last_name}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Texte |
{{arrival_date}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Date |
{{checkin_time}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Heure |
{{checkout_time}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Heure |
{{departure_date}} | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Date |
{{guest_phone}} ⚠️ | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Texte |
{{guest_email}} ⚠️ | Champ personnalisé utilisateur/voyageur | Texte |
⚠️ La disponibilité du numéro de téléphone et de l'adresse e-mail dépend de la plateforme (OTA) sur laquelle le voyageur a réservé.
💡 Pour en savoir plus, consultez Comprendre les codes de champ
Vous voulez synchroniser davantage de données sur vos logements ?
Vous pouvez aussi mapper des champs supplémentaires depuis Hostaway (informations Wi-Fi, codes de porte, informations de stationnement, règlement intérieur, etc.) pour que chaque guide récupère automatiquement les bonnes informations sur le logement.
Si vous souhaitez intégrer encore plus d'informations sur le logement dans vos guides pour une personnalisation avancée, consultez notre article :
Étape 7. Synchroniser les réservations
Synchronisez les réservations Hostaway avec votre compte Touch Stay pour finaliser l'intégration.
Allez dans Intégrations
Ouvrez l'onglet Synchroniser les réservations (Sync Reservations).
Sous Option de synchronisation (Sync option), choisissez comment importer les réservations :
All reservations (toutes les réservations) : recommandé si vous débutez avec Touch Stay.
Importe toutes les réservations futures depuis Hostaway.
Crée des invitations pour toutes les réservations importées.
Nouvelles réservations uniquement (New reservations only) : recommandé si vous utilisez déjà les invitations du Centre de messages (Message Hub).
Importe uniquement les réservations créées après l'activation de la synchronisation.
Permet d'éviter les invitations en double.
Sélectionnez le ou les guides à synchroniser.
Utilisez Tout sélectionner (Select all) pour activer la synchronisation de tous les guides.
Cliquez sur Synchroniser la sélection (Sync Selected).
Une fois la synchronisation des réservations active, les nouvelles réservations confirmées dans Hostaway sont automatiquement importées dans Touch Stay pour les guides sélectionnés.
💡 Bon à savoir
La première synchronisation peut prendre quelques minutes, selon le nombre de logements et de réservations à importer.
Vous pouvez continuer à utiliser Touch Stay pendant que la synchronisation s'effectue en arrière-plan.
⚠️ Chaque fois que vous ajoutez un nouveau guide et que vous le connectez à un logement Hostaway, vous devez aussi activer la synchronisation des réservations pour ce guide.
Si la synchronisation des réservations n'est pas activée, les réservations ne seront pas importées et aucun lien d'invitation ne sera créé pour les voyageurs qui séjournent dans ce logement.
Comment les réservations sont traitées
Touch Stay applique ces règles à chaque réservation Hostaway d'un guide synchronisé :
Seules les réservations actives créent des invitations. Les réservations au statut New ou Modified dans Hostaway sont importées. Les demandes de renseignements, les réservations en attente, les réservations en attente de paiement, les séjours du propriétaire et les réservations expirées sont ignorés.
Si une réservation est annulée ou refusée dans Hostaway, son invitation est supprimée.
Si une réservation n'a ni adresse e-mail ni numéro de téléphone du voyageur, l'invitation est créée sous forme d'invitation par lien uniquement. Vous pouvez copier son lien vers le guide, mais le Centre de messages n'envoie aucun message pour cette invitation.
Les réservations dont la date de départ est passée sont ignorées. Les réservations déjà importées continuent d'être mises à jour jusqu'à leur date de départ.
L'option de synchronisation choisie ci-dessus détermine les nouvelles réservations importées :
All reservations importe vos réservations futures, quelle que soit la date à laquelle elles ont été faites.
Nouvelles réservations uniquement importe seulement les réservations créées dans Hostaway après l'activation de la synchronisation pour ce guide.
Les données de logement que vous avez mappées depuis Hostaway sont actualisées automatiquement une fois par jour. Pour les actualiser plus tôt, allez dans Intégrations → Mapper les données (Map data) et cliquez sur Resynchroniser les données du guide (Resync guide data).
Étape 8. Partager les liens du guide via Hostaway
Une fois la synchronisation des réservations activée, Touch Stay crée automatiquement dans Hostaway un champ personnalisé de réservation contenant un lien unique et traçable vers le guide pour chaque réservation. Ce champ personnalisé est :
👉 {{reservation_touch_stay_guide_link}}
⚠️ Important
Ne supprimez pas le champ personnalisé {{reservation_touch_stay_guide_link}} de votre compte Hostaway.
S'il est supprimé, contactez l'assistance Touch Stay pour le faire rétablir.
Utiliser le lien du guide dans vos messages Hostaway aux voyageurs
Une fois l'intégration configurée, vous pouvez ajouter le champ personnalisé du lien du guide Touch Stay à vos modèles de messages Hostaway. Chaque voyageur reçoit ainsi automatiquement son propre lien personnalisé vers le guide.
Étapes
Ouvrez le modèle de message Hostaway à modifier, ou créez-en un nouveau.
Placez le curseur à l'endroit où le lien du guide doit apparaître.
Cliquez sur l'icône { } en haut à droite de l'éditeur de messages.
Sous Reservation custom fields, sélectionnez {{reservation_touch_stay_guide_link}}.
Le champ est inséré dans votre modèle de message, puis automatiquement remplacé par le lien unique vers le guide Touch Stay de chaque voyageur lors de l'envoi du message.
À propos du moment d'envoi des messages Hostaway (important)
Il peut y avoir un court délai entre la réception d'une réservation dans Hostaway et le moment où le lien du guide Touch Stay est généré puis synchronisé vers Hostaway.
⚠️ Important
N'incluez pas le lien du guide Touch Stay dans les messages envoyés immédiatement après la réception d'une réservation.
Envoyez plutôt votre message avec le guide au moins 1 heure plus tard, voire le lendemain, pour que le lien personnalisé du guide soit prêt.
Bonnes pratiques pour partager votre guide
Nous recommandons généralement cette configuration pour offrir la meilleure expérience aux voyageurs :
Après la confirmation de la réservation
Quand : environ 1 heure après la confirmation de la réservation.
Pourquoi : Touch Stay a ainsi le temps de générer le lien personnalisé du guide avant son envoi.
Avant l'arrivée
Quand : quelques jours ou quelques semaines avant l'arrivée.
Pourquoi : rappelle aux voyageurs de consulter les informations importantes et de préparer leur séjour.
La veille de l'arrivée
Quand : 1 jour avant l'arrivée.
Pourquoi : un dernier rappel avec les instructions d'arrivée, les informations d'accès et tout ce dont les voyageurs ont besoin avant d'arriver.
Que se passe-t-il si j'utilise déjà le Centre de messages ?
Si vous souhaitez passer du Centre de messages à Hostaway pour envoyer les liens du guide :
Archivez vos modèles de messages existants dans le Centre de messages ; ils ne seront plus ajoutés aux nouvelles réservations.
Configurez votre nouveau flux de messages dans Hostaway.
L'archivage n'a aucun effet sur les invitations existantes.
Pour annuler les messages déjà programmés, supprimez plutôt le modèle dans le Centre de messages.
Étape 9. Ce que vous verrez dans le Centre de messages
Une fois vos réservations synchronisées depuis Hostaway, allez dans Messagerie et chat (Messaging & Chat) → Invitations pour tout voir au même endroit. (Dans l'ancien Hub, allez dans Centre de messages → Invitations.)
Chaque réservation confirmée dans Hostaway crée automatiquement ici une fiche d'invitation. Pour chacune, vous verrez :
Guide : le logement concerné par la réservation
Nom (Name), E-mail (Email) et Téléphone (Phone) du voyageur
Date d'arrivée (Arrival Date)
Date de création (Created Date) : date à laquelle la fiche d'invitation a été générée
Vues (Views) : nombre de fois où le voyageur l'a ouverte
Dernière consultation (Last viewed) : date à laquelle le voyageur a ouvert le guide pour la dernière fois
Si vous utilisez les modèles du Centre de messages
Tous les modèles de messages actifs sont automatiquement associés à la fiche d'invitation. Vous voyez d'un coup d'œil quels messages sont programmés et quand ils seront envoyés.
Si vous partagez le lien du guide via Hostaway (Étape 8)
Une fiche d'invitation est toujours créée pour chaque réservation, mais aucun modèle de message n'y est associé. Comme le lien du guide est envoyé depuis Hostaway, le Centre de messages se contente d'en garder une trace.
Suivre l'engagement des voyageurs
Dès qu'un voyageur ouvre son lien vers le guide, la fiche d'invitation est mise à jour et affiche :
Dernière consultation : date à laquelle il a ouvert le guide pour la dernière fois
Vues : nombre de fois où il l'a ouvert
C'est un moyen pratique de vérifier si les voyageurs ont réellement consulté le guide avant leur arrivée.
Personnaliser vos colonnes
Par défaut, vous voyez les colonnes les plus courantes, mais vous pouvez en ajouter d'autres selon votre façon de travailler. Cliquez sur l'icône ⋮ en haut à droite du tableau des invitations et sélectionnez Choisir les colonnes (Choose Columns).
Source de réservation
Si vous ajoutez la colonne Source de réservation (Booking Source), vous voyez d'un coup d'œil d'où vient chaque réservation : Airbnb, Booking.com, réservation directe, etc.
💡 Si vous souhaitez afficher ou masquer certains contenus du guide selon la plateforme sur laquelle le voyageur a réservé, consultez notre article :
Copier le lien du guide d'un voyageur
Besoin de partager un lien vers le guide directement avec un voyageur ? Cliquez sur l'icône ⋮ d'une ligne d'invitation et sélectionnez Copier le lien (Copy link). Vous pouvez ensuite le coller dans n'importe quel message ou e-mail.
FAQ
Pourquoi mon nouveau logement ne partage-t-il pas le lien du guide avec les réservations ?
Il y a généralement deux raisons à cela :
Association non terminée
Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle annonce à votre compte Hostaway, vous devez effectuer les étapes d'association et de synchronisation dans Touch Stay pour qu'elle partage automatiquement les liens du guide.
👉 Étape 3. Associer les logements Hostaway
Synchronisation des réservations non activée
Si le lien de votre guide n'est pas renvoyé vers Hostaway, vérifiez d'abord que la synchronisation des réservations est activée pour ce logement.
Allez dans Intégrations.
Ouvrez l'onglet Synchroniser les réservations.
Vérifiez que le logement est sélectionné pour la synchronisation.
💬 Vous ne voyez toujours pas le lien ?
Si vous avez suivi les étapes ci-dessus et que le lien n'apparaît toujours pas, écrivez à [email protected] en indiquant :
L'adresse e-mail de votre compte
Le nom du guide
La date d'arrivée du voyageur
L'ID de la réservation Hostaway
Ces informations aident notre équipe à analyser le problème rapidement.
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Vous pouvez aussi contacter notre équipe à [email protected], nous serons ravis de vous aider.