Touch Stay se integra con Track para que te ahorres el trabajo manual de tu día a día. Conecta tus cuentas de Touch Stay y Track para importar tu inventario de propiedades, sincronizar las reservas y compartir fácilmente el enlace de tu guía con los huéspedes.
Índice:
Paso 1. Conecta tus cuentas de Touch Stay y Track
Primero, necesitas obtener los datos de la API de Track.
Inicia sesión en tu cuenta de Track (asegúrate de tener un rol con acceso a la configuración de la empresa, incluido el acceso a las claves de API).
En la parte superior derecha de la página de inicio, haz clic en el icono del engranaje para ir a la página de configuración y, después, haz clic en la cuarta pestaña, llamada company setup (configuración de la empresa).
En la parte inferior izquierda de la página, haz clic en el enlace API Keys (claves de API). Verás una pantalla con todas las claves de API de tu sistema. Para crear una nueva clave de API, haz clic en el botón + Server Key, en la esquina superior derecha.
Escribe el nombre de la nueva clave de API y guárdala para generar las claves. Copia la Key (clave) y el token secret (secreto del token).
En Touch Stay, ve a Integraciones (Integrations) en la barra lateral izquierda, abre la pestaña Colaboradores (Partners) y haz clic en Conectar (Connect) debajo del logotipo de Track.
Escribe tu clave en Clave de integración de Track (Track integration key), tu secreto en Secreto del token de Track (Track token secret) y tu dominio en Nombre de dominio de Track (Track domain name), y haz clic en Guardar (Save). Tu nombre de dominio de Track es la parte única de la URL con la que inicias sesión en Track, con este formato: https://[domain_name].trackhs.com/
💡 Si tu cuenta de Track tiene más de un nodo, a continuación se te pedirá que elijas qué nodo quieres conectar.
Paso 2. Asocia las propiedades de Track
Una vez conectada la cuenta, ve a la pestaña Asociar (Match) para emparejar tus guías de Touch Stay existentes con tus propiedades de Track. Usa los menús desplegables para elegir la propiedad de Track correcta para cada guía de Touch Stay. Cuando termines, haz clic en Asociar los seleccionados (Match Selected). Si no tienes guías que asociar, pasa directamente a la pestaña Importar (Import).
Paso 3. Importa las propiedades de Track
Si te quedan unidades de Track sin asociar, ve a la pestaña Importar para importarlas a Touch Stay. Marca las que quieras importar y haz clic en el botón Importar los seleccionados (Import Selected). Si no quieres importar ninguna, o no te queda ninguna, pasa al siguiente paso.
Touch Stay importará lo siguiente y creará un registro de guía para cada unidad:
Nombre de la propiedad
Dirección de la propiedad
Foto de la propiedad (las imágenes muy pequeñas se omiten)
Cada unidad importada crea una nueva guía de Touch Stay.
Durante la importación verás una barra de progreso azul. Si tienes muchas propiedades, puede tardar varios minutos en completarse. Si lo prefieres, puedes salir de la página y volver más tarde para revisar el progreso. Es el momento perfecto para prepararte una taza de té ☕.
Cuando termine el proceso, ¡tu conexión con Track estará lista!
Paso 4. Termina de crear tus guías (solo para nuevos clientes de Touch Stay)
Asociar o importar propiedades no sincroniza automáticamente las reservas de Track, así que este es el momento de revisar o crear el contenido de tus guías y asegurarte de que estén en perfecto estado y listas para compartir con tus huéspedes.
Si acabas de empezar con Touch Stay, consulta la página Primeros pasos (Getting Started), con consejos para crear tu contenido de la forma más rápida. Si tienes varias guías, no dejes de leer sobre las Etiquetas (Tags) para configurar tu contenido de la forma más eficiente.
Paso 5: Ajustes de personalización
Puedes asignar campos de datos de propiedades y reservas de Track a campos personalizados de Touch Stay. Después, puedes insertarlos en las guías y en los mensajes a los huéspedes para personalizarlos en cada reserva. Tenemos un artículo aparte que explica cómo asignar y sincronizar los datos de las propiedades para personalizar aún más cada guía.
Con cada reserva se importan automáticamente los siguientes datos:
Nombre del huésped
Apellido del huésped
Fecha de llegada
Fecha de salida
Número de teléfono de contacto del huésped*
Dirección de correo electrónico de contacto del huésped*
*Algunas OTA y sitios de reservas no siempre facilitan la dirección de correo electrónico o el número de teléfono del huésped, así que la disponibilidad de estos dos datos depende de la plataforma que haya usado el huésped para hacer su reserva.
También están disponibles estos campos de reserva de Track. Son opcionales, así que solo se importan cuando los asignas a un campo personalizado de Touch Stay:
Door code (código de la puerta)
Unit Id (ID de la unidad)
Unit Code (código de la unidad)
Unit Name (nombre de la unidad)
Early Arrival (llegada anticipada)
Late Departure (salida tardía)
Arrival Time (hora de llegada)
Departure Time (hora de salida)
Nights (noches)
Para conectar cualquiera de estos campos, ve a la pestaña Asignar datos (Map data) de la página Integraciones y haz clic en Añadir una asignación (Add new mapping).
A continuación, elige un nombre para el código de tu campo personalizado y, si quieres, un Valor sustitutivo (Substitute value). El valor sustitutivo se usa cuando faltan datos al usar el código de campo. Consulta Los códigos de campo explicados para saber más sobre los códigos de campo. Cuando termines, haz clic en Guardar. Repite este paso con cualquier otro campo disponible que quieras asignar en Touch Stay.
Paso 6. Opciones para compartir la guía
Hay dos formas principales de enviar el enlace de tu guía a los huéspedes.
Para compartir automáticamente un enlace de guía rastreable con cada reserva, puedes enviar correos electrónicos o SMS a los huéspedes desde el Centro de mensajes (Message Hub), la herramienta de mensajería de Touch Stay. Así, las reservas de Track seguirán el flujo de mensajes que configures y los ajustes predeterminados que definas en las plantillas que crees.
Consulta los artículos de ayuda del Centro de mensajes para saber cómo añadir plantillas de mensajes y crear un recorrido de notificaciones para tus huéspedes.
Si usas la bandeja de entrada de mensajes de Track para comunicarte con los huéspedes, puedes copiar el enlace de la guía correspondiente y pegarlo en tus plantillas de mensajes de Track con el enlace para compartir rápido. En el nuevo Hub, abre la guía, haz clic en Invitar a huéspedes (Invite guests) y copia el enlace de Compartir rápido (Quick share). En el Hub anterior, está en la pestaña Invitar y compartir (Invite & Share) de la página Guías (Guides).
Paso 7. Sincroniza las reservas
Cuando tus guías estén listas, puedes empezar a sincronizar con Track.
Ve a la pestaña Sincronizar reservas (Sync Reservations) de la página Integraciones.
Elige si quieres importar todas tus reservas futuras o solo las nuevas. Si acabas de empezar con Touch Stay, elige All reservations (todas las reservas). Si ya usabas la mensajería de Touch Stay antes de conectar tu cuenta de Track, es mejor elegir Solo reservas nuevas (New reservations only) para evitar que se importen reservas duplicadas.
Selecciona con las casillas las guías que quieres sincronizar —Seleccionar todo (Select all) está arriba, junto a Sincronizar los seleccionados (Sync Selected)— y haz clic en Sincronizar los seleccionados.
Este proceso puede tardar varios minutos, según el número de reservas activas en tu cuenta de Track. Verás una barra de progreso, pero puedes salir de la pantalla y volver más tarde para revisar el progreso.
Si elegiste All reservations, ahora se importarán todas tus reservas futuras de Track, que generarán invitaciones en Touch Stay.
A partir de ahora, también se importarán automáticamente todas las reservas futuras. Si creaste plantillas de mensajes en el Centro de mensajes, cada invitación tendrá programados los correos electrónicos o SMS correspondientes, según los datos de la reserva y tus plantillas de mensajes de Touch Stay.
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