Conecta tus cuentas de Touch Stay y Beds24 para importar los datos de habitaciones y reservas de Beds24 a tus guías y compartir las guías con tus huéspedes más fácilmente.
Índice:
Paso 1. Conecta tus cuentas
En Touch Stay, ve a Integraciones (Integrations) en la barra lateral izquierda, abre la pestaña Colaboradores (Partners) y haz clic en Conectar (Connect) debajo del logotipo de Beds24. Para encontrar tu ID de propietario (Owner ID) y tu Correo del propietario (Owner email), haz clic en aquí (here) en la ventana Conectar con Beds24 (Connect with Beds24). Escribe tu ID de propietario y tu correo del propietario y, después, haz clic en Guardar (Save).
Vuelve a tu panel de Beds24, ve a Settings (ajustes) > Marketplace y haz clic en Connect (conectar).
Una vez conectado, activa todas las habitaciones de cada propiedad. Así Touch Stay podrá acceder a tus habitaciones y a las reservas.
Cuando termines de activar todas las habitaciones de todas tus propiedades, configura los webhooks en Property (propiedad) > Access (acceso). En el campo URL, escribe el siguiente enlace:
Asegúrate de reemplazar [PROPERTY_ID] por el ID real de la propiedad, que encontrarás junto al nombre de la habitación.
Paso 2. Asocia las habitaciones
Una vez autorizada la conexión, puedes asociar tus guías de Touch Stay existentes con tus habitaciones de Beds24. Ve a la pestaña Asociar (Match) de la página de Integraciones.
Usa los menús desplegables para seleccionar la habitación de Beds24 correcta para cada guía de Touch Stay. Cuando termines, haz clic en Asociar los seleccionados (Match Selected). Si no ves ninguna guía en este paso, puedes pasar directamente al paso 3.
Paso 3. Importa las habitaciones
Si te quedan habitaciones de Beds24 sin asociar, puedes importarlas a Touch Stay.
Ve a la pestaña Importar (Import) de la página de Integraciones. Marca las que quieras importar y haz clic en el botón Importar los seleccionados (Import Selected).
Touch Stay importará lo siguiente:
Nombre de la habitación
Dirección de la habitación
Cada unidad importada creará una nueva guía de Touch Stay.
Paso 4. Termina de crear tus guías (solo para nuevos clientes de Touch Stay)
Asociar o importar habitaciones no inicia automáticamente la sincronización de las reservas de Beds24, así que este es el momento de revisar el contenido de tus guías y asegurarte de que estén listas antes de sincronizar las reservas con Beds24.
Si eres nuevo en Touch Stay, consulta la página Primeros pasos (Getting Started) para ver consejos y trucos sobre la forma más rápida de crear el contenido de tu guía.
Paso 5. Ajustes de personalización
Puedes asignar campos de datos de habitaciones y reservas de Beds24 a campos personalizados de Touch Stay. Después, puedes insertarlos en las guías y en los mensajes para huéspedes para personalizarlos según cada reserva.
Tenemos un artículo aparte que explica cómo asignar y sincronizar los datos de las habitaciones para personalizar aún más cada guía.
Con cada reserva se importan automáticamente los siguientes datos de reserva de Beds24:
Nombre del huésped
Apellido del huésped
Fecha de llegada
Fecha de salida
Número de teléfono de contacto del huésped*
Correo electrónico de contacto del huésped*
*Algunas OTA y sitios de reservas no siempre proporcionan el correo electrónico o el número de teléfono del huésped, así que la disponibilidad de estos dos datos depende de la plataforma que el huésped usó para hacer su reserva.
Los siguientes campos de datos de reserva de Beds24 también están disponibles a través de la integración. Son opcionales y puedes asignarlos manualmente a un campo personalizado de Touch Stay:
Number of Adults (número de adultos; tipo de dato: Número)
Number of Children (número de niños; tipo de dato: Número)
Para conectar cualquiera de estos campos, ve a la pestaña Asignar datos (Map data) de la página de Integraciones y haz clic en Añadir una asignación (Add new mapping).
Desde aquí, puedes seleccionar el campo de Beds24 que quieres conectar, elegir un nombre para tu código de campo personalizado y, si quieres, un valor sustitutivo. Los valores sustitutivos se usan cuando faltan datos al usar el código de campo; consulta Los códigos de campo explicados para obtener más información sobre los códigos de campo.
Una vez asignados los campos personalizados, las reservas futuras que se sincronicen desde Beds24 tendrán los datos correspondientes completados automáticamente en la reserva (en la invitación de Touch Stay), y podrás usarlos en las plantillas de mensajes del Centro de mensajes (Message Hub) y en el contenido de tus guías.
Paso 6. Sincroniza las reservas
Cuando tus guías estén listas, puedes empezar a sincronizar con Beds24.
Ve a la pestaña Sincronizar reservas (Sync Reservations) de la página de Integraciones (en el Hub anterior: Sync reservations).
Elige si quieres importar todas tus reservas futuras o solo las nuevas:
Si eres nuevo en Touch Stay, elige All reservations (todas las reservas).
Si ya usabas el Centro de mensajes, la herramienta de mensajería para huéspedes de Touch Stay, antes de conectar tu cuenta de Beds24, es mejor elegir Solo reservas nuevas (New reservations only) para evitar que se importen reservas duplicadas.
Selecciona las guías que quieres sincronizar con las casillas de verificación —Seleccionar todo (Select all) está arriba, junto a Sincronizar los seleccionados (Sync Selected)— y haz clic en Sincronizar los seleccionados.
Si elegiste All reservations, todas tus reservas futuras de Beds24 se importarán ahora, generarán invitaciones y programarán mensajes por correo electrónico o SMS según los datos de la reserva y la programación de tus plantillas de mensajes de Touch Stay. Además, a partir de ahora todas las reservas futuras de las guías con la sincronización activa se importarán automáticamente.
Paso 7. Comparte los enlaces de las guías a través de Beds24
Touch Stay envía el enlace único de cada reserva de vuelta a Beds24. Después, puedes añadirlo a cualquier plantilla de mensaje de Beds24 y automatizar el envío del enlace de la guía a través de los mensajes de Beds24.
Tu reserva de Beds24 tendrá un valor touchstay_guide_link_url en la pestaña de información de la reserva (booking info), que puedes insertar con [BOOKINGINFOCODETEXT:touchstay_guide_link_url].
En Beds24, ve a Settings > Guest Management > Confirmation Messages (ajustes > gestión de huéspedes > mensajes de confirmación), coloca el cursor donde quieras que vaya el enlace de la guía y añade [BOOKINGINFOCODETEXT:touchstay_guide_link_url].
Notas:
Una nota sobre el momento de envío de los mensajes de Beds24
Habrá un ligero retraso entre la llegada de la reserva a Beds24 y el envío del enlace desde Touch Stay, mientras nuestros sistemas procesan la reserva, generan el enlace y lo devuelven. Por eso, recomendamos NO añadir la variable [BOOKINGINFOCODETEXT:touchstay_guide_link_url] a los mensajes de Beds24 que se envían en cuanto se recibe la reserva. En su lugar, te recomendamos añadir un mensaje aproximadamente 1 hora después, o incluso al día siguiente, dedicado a presentarles a tus huéspedes todo lo que encontrarán en tu guía.
¿Qué pasa si ya uso el Centro de mensajes?
Si ya usas el Centro de mensajes pero ahora quieres usar Beds24 para enviar los enlaces, tendrás que archivar las plantillas de mensajes correspondientes del Centro de mensajes. Así evitas que se añadan a las reservas futuras que lleguen, y después puedes activar un nuevo flujo de mensajes en Beds24. Ten en cuenta que archivar las plantillas de mensajes no afecta a las invitaciones existentes. Si quieres cancelar los mensajes del Centro de mensajes que ya están programados, tendrás que eliminar la plantilla del Centro de mensajes.
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