Una invitación vincula a un huésped y las fechas de su estancia con una guía. Le da al huésped un enlace único y rastreable a tu guía, y permite que Touch Stay envíe tus correos electrónicos y SMS en el momento adecuado.
ℹ️ Este artículo trata sobre el nuevo Hub. Si todavía usas el Hub anterior, consulta Cómo crear una invitación con Message Hub.
Índice:
Antes de empezar
Si quieres que Touch Stay envíe tus mensajes, configura primero tus plantillas de mensaje en Mensajería y chat (Messaging & Chat) → Plantillas (Templates). Consulta Cómo crear plantillas de mensajes con Message Hub.
Para enviar correos electrónicos, el huésped necesita una dirección de correo electrónico. Para enviar SMS, necesita un número de teléfono. Si solo quieres compartir el enlace tú mismo, basta con el nombre del huésped.
Paso 1: Abre una nueva invitación
Puedes empezar desde dos lugares:
Ve a Mensajería y chat → Invitaciones (Invitations) y haz clic en Invitar a huéspedes (Invite guests).
Ve a Guías (Guidebooks), abre la guía, haz clic en Invitar a huéspedes y luego en Invitar (Invite). Esa guía ya aparece seleccionada.
Se abre la ventana Nueva invitación (New Invitation).
Paso 2: Añade al huésped y los datos de la estancia
Escribe los datos del huésped o haz clic en Elegir uno existente (Choose existing) para seleccionar a alguien que ya esté en tus contactos:
Nombre (First name), obligatorio
Apellidos (Last name)
Número de teléfono (Phone number), si quieres enviar SMS
Correo electrónico (E-mail), si quieres enviar correos electrónicos
Elige la Guía / Propiedad (Guide / Property).
En Llegada y salida (Arrival & departure), indica la Fecha y hora de entrada (Check-in date and time) y la Fecha y hora de salida (Check-out date and time). Revisa que las horas coincidan con la estancia. La fecha de llegada no puede estar en el pasado y la salida debe ser posterior a la llegada.
Si tu cuenta usa más de un idioma, elige el Idioma del huésped (Language of guest).
Si configuraste códigos de campo personalizados del huésped, puedes completarlos aquí. Son opcionales.
Paso 3: Configura el acceso, el origen de la reserva y las etiquetas
Estos ajustes son opcionales. En Acceso a la guía, origen de la reserva y etiquetas (Guide access, Booking source and Tags), haz clic en Mostrar más (Show more):
Antelación (Lead time): cuánto tiempo antes de la llegada puede ver el huésped los temas configurados como Visible solo durante la estancia (Visible only during the stay). No significa a partir de la fecha de llegada, e Ilimitado (Unlimited) significa de inmediato. Las demás opciones van de 1 día a 12 semanas. Consulta Todo sobre la antelación (Lead time).
Origen de la reserva (Booking source): de dónde viene la reserva. Está configurado como Manual a menos que lo cambies.
Permitir el acceso tras la fecha de salida (Allow access after departure date): permite que el huésped siga abriendo la guía después de su salida. Está desactivado a menos que lo actives.
Etiquetas (Tags): añade las etiquetas que uses para agrupar tus invitaciones.
Haz clic en Siguiente (Next). En este punto, tu invitación ya queda guardada.
Paso 4: Programa los mensajes o copia el enlace
Se abre la ventana Programación de mensajes (Message Schedule). Desde aquí:
Enlace de invitación único (Unique invitation link): el enlace personal de este huésped. Haz clic en el icono de copiar que aparece al lado para compartirlo tú mismo, por ejemplo, en los mensajes de tu plataforma de reservas.
Plantillas coincidentes: las plantillas de mensaje activas cuyos criterios coinciden con esta invitación ya aparecen en la lista, preparadas para programarse. Puedes previsualizar cada una antes de que se envíe.
Mensajes puntuales: haz clic en Añadir mensaje de correo electrónico (Add e-mail message) o en Añadir mensaje SMS (Add SMS message). Elige una plantilla o Mensaje personalizado (Custom Message) y luego selecciona Inmediato (Immediate) u Hora programada (Scheduled Time). La hora programada puede fijarse en relación con la Fecha de llegada (Arrival Date), la Fecha de salida (Departure Date) o la Fecha de creación de la invitación (Invitation Creation Date). Haz clic en Enviar (Submit) para añadir el mensaje a la lista.
Cuando la lista esté como quieres, haz clic en Programar mensajes (Schedule messages). Si no hay mensajes que programar, el botón dice Finalizar (Finish).
⚠️ Importante: si cierras esta ventana sin hacer clic en Programar mensajes, la invitación se guarda, pero sus mensajes no se programan.
💡 Consejo: ¿Solo necesitas el enlace? Deja vacíos el número de teléfono y el correo electrónico en el paso 2, copia aquí el Enlace de invitación único y compártelo como prefieras.
Busca, copia o edita una invitación más adelante
Ve a Mensajería y chat → Invitaciones. Haz clic en los tres puntos junto a una invitación y elige Ver o editar (View/Edit) para modificarla o Copiar enlace (Copy link) para volver a copiar el enlace del huésped.
💡 ¿Quieres compartir tu guía con todo el mundo, sin un enlace personal? Usa en su lugar el Enlace para compartir rápido (Quick share link). Consulta Cómo previsualizar y compartir tu guía.
Crea invitaciones automáticamente
No tienes que crear cada invitación a mano:
Integración con un PMS: las invitaciones se crean a partir de tus reservas. Consulta ¿Touch Stay se integra con mi sistema de gestión de propiedades?
Airbnb: conecta Airbnb para crear invitaciones a partir de tus reservas de Airbnb. Consulta Integración con Airbnb.
Carga de CSV: crea muchas invitaciones a la vez desde una hoja de cálculo. Consulta Cómo subir reservas desde un archivo CSV.
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