Une invitation associe un voyageur et ses dates de séjour à un guide. Elle donne au voyageur un lien unique et traçable vers votre guide, et permet à Touch Stay d'envoyer vos e-mails et SMS au bon moment.
ℹ️ Cet article concerne le nouveau Hub. Si vous utilisez encore l'ancien Hub, consultez Comment créer une invitation avec Message Hub.
Table des matières :
Avant de commencer
Si vous souhaitez que Touch Stay envoie vos messages, configurez d'abord vos modèles de message dans Messagerie et chat (Messaging & Chat) → Modèles (Templates). Consultez Comment créer des modèles de messages avec Message Hub.
Pour envoyer des e-mails, le voyageur doit avoir une adresse e-mail. Pour envoyer des SMS, il lui faut un numéro de téléphone. Si vous souhaitez simplement partager le lien vous-même, le prénom du voyageur suffit.
Étape 1 : Ouvrir une nouvelle invitation
Vous pouvez commencer à deux endroits :
Accédez à Messagerie et chat → Invitations et cliquez sur Inviter des voyageurs (Invite guests).
Accédez à Guides (Guidebooks), ouvrez le guide, cliquez sur Inviter des voyageurs, puis sur Inviter (Invite). Ce guide est alors déjà sélectionné pour vous.
La fenêtre Nouvelle invitation (New Invitation) s'ouvre.
Étape 2 : Ajouter le voyageur et les détails du séjour
Saisissez les coordonnées du voyageur ou cliquez sur Choisir un existant (Choose existing) pour sélectionner une personne déjà présente dans vos contacts :
Prénom (First name), obligatoire
Nom (Last name)
Numéro de téléphone (Phone number), si vous souhaitez envoyer des SMS
E-mail, si vous souhaitez envoyer des e-mails
Choisissez le Guide / Logement (Guide / Property).
Sous Arrivée et départ (Arrival & departure), renseignez la Date et heure d'arrivée (Check-in date and time) et la Date et heure de départ (Check-out date and time). Vérifiez que les heures correspondent au séjour. La date d'arrivée ne peut pas être dans le passé, et le départ doit être postérieur à l'arrivée.
Si votre compte utilise plusieurs langues, choisissez la Langue du voyageur (Language of guest).
Si vous avez configuré des codes de champ personnalisés du voyageur, vous pouvez les renseigner ici. Ils sont facultatifs.
Étape 3 : Définir l'accès, la source de réservation et les étiquettes
Ces paramètres sont facultatifs. Sous Accès au guide, source de réservation et étiquettes (Guide access, Booking source and Tags), cliquez sur Afficher plus (Show more) :
Délai (Lead time) : combien de temps avant l'arrivée le voyageur peut voir les sujets définis sur Visible uniquement pendant le séjour (Visible only during the stay). Non (No) signifie à partir de la date d'arrivée, et Illimité (Unlimited) signifie immédiatement. Les autres options vont de 1 jour à 12 semaines. Consultez Tout savoir sur le délai (Lead time).
Source de réservation (Booking source) : la provenance de la réservation. Elle est définie sur Manuel (Manual), sauf si vous la modifiez.
Autoriser l'accès après la date de départ (Allow access after departure date) : permet au voyageur de continuer à ouvrir le guide après son départ. Cette option est désactivée, sauf si vous l'activez.
Étiquettes (Tags) : ajoutez les étiquettes que vous utilisez pour regrouper vos invitations.
Cliquez sur Suivant (Next). Votre invitation est enregistrée à cette étape.
Étape 4 : Planifier les messages ou copier le lien
La fenêtre Planification des messages (Message Schedule) s'ouvre. À partir de là :
Lien d'invitation unique (Unique invitation link) : le lien personnel de ce voyageur. Cliquez sur l'icône de copie à côté pour le partager vous-même, par exemple dans les messages de votre plateforme de réservation.
Modèles correspondants : les modèles de message actifs dont les critères correspondent à cette invitation sont déjà listés, prêts à être planifiés. Vous pouvez prévisualiser chacun d'eux avant son envoi.
Messages ponctuels : cliquez sur Ajouter un message e-mail (Add e-mail message) ou sur Ajouter un message SMS (Add SMS message). Choisissez un modèle ou Message personnalisé (Custom Message), puis sélectionnez Immédiat (Immediate) ou Heure programmée (Scheduled Time). Une heure programmée peut être définie par rapport à la Date d'arrivée (Arrival Date), à la Date de départ (Departure Date) ou à la Date de création de l'invitation (Invitation Creation Date). Cliquez sur Envoyer (Submit) pour ajouter le message à la liste.
Lorsque la liste vous convient, cliquez sur Planifier les messages (Schedule messages). S'il n'y a aucun message à planifier, le bouton indique Terminer (Finish) à la place.
⚠️ Important : si vous fermez cette fenêtre sans cliquer sur Planifier les messages, l'invitation est enregistrée, mais ses messages ne sont pas planifiés.
💡 Astuce : vous avez seulement besoin du lien ? Laissez le numéro de téléphone et l'e-mail vides à l'étape 2, puis copiez ici le Lien d'invitation unique et partagez-le comme vous le souhaitez.
Retrouver, copier ou modifier une invitation plus tard
Accédez à Messagerie et chat → Invitations. Cliquez sur les trois points à côté d'une invitation, puis choisissez Voir ou modifier (View/Edit) pour la modifier ou Copier le lien (Copy link) pour copier à nouveau le lien du voyageur.
💡 Vous voulez partager votre guide avec tout le monde, sans lien personnel ? Utilisez plutôt le Lien de partage rapide (Quick share link). Consultez Comment prévisualiser et partager votre guide.
Créer des invitations automatiquement
Vous n'avez pas à créer chaque invitation manuellement :
Intégration PMS : les invitations sont créées à partir de vos réservations. Consultez Touch Stay s'intègre-t-il à mon logiciel de gestion locative ?
Airbnb : connectez Airbnb pour créer des invitations à partir de vos réservations Airbnb. Consultez Intégration Airbnb.
Import CSV : créez de nombreuses invitations en une seule fois à partir d'un tableur. Consultez Comment importer des réservations depuis un fichier CSV.
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